I søknaden må det fremkomme en skisse på hvordan man kan tenke seg å gjennomføre arrangementet. Hvilke type arrangement, rusfrie arrangement for ungdom og arrangement for alle aldersgrupper er viktige elementer. Også hvilke samarbeidspartnere en tenker å involvere.

Det er en forutsetning at kommunestyret bevilger nødvendige midler til formålet. I 2023 har kommunen bevilget kr 60.000.- til arrangementet.  

Planen er at Kultur og Oppvekststyret avgjør hvem som blir arrangør i møte 25. april 2023. Administrasjonen vil så inngå kontrakt/avtale etter forhandlinger med de som blir tildelt arrangementet BÅTSFJORD I FEST